Comptabilité en Wallonie : quels frais une association peut-elle se faire rembourser ?

Tout au long de ses activités, une ASBL peut être amenée à se faire rembourser des frais qu’elle a engagés pour le compte d’un tiers. Quels sont ces frais et comment les justifier ? La fiduciaire Écosolidaire, spécialisée en comptabilité pour les associations en Wallonie et à Bruxelles vous fournit une explication.

Quels frais peut facturer une ASBL en Belgique ?

Comptabilité en balgique: les frais qu'une ASBL peut se faire rembourserDifférents types de frais peuvent être facturés par les associations en Belgique. Certains sont facturés à prix coûtant sur base de notes d’origine, mais d’autres peuvent l’être de manière forfaitaire. Le forfait englobe une série de frais directs et accessoires. On parle ici, notamment des frais de déplacement en mission. Généralement, pour ces factures, on utilise les barèmes appliqués par la Fédération Wallonie Bruxelles. Ils sont appliqués au kilomètre et révisés chaque année au mois de juillet.

Justification des frais de l’association et impact sur les subsides

Comme pour toute transaction financière, l’ASBL doit pouvoir justifier que les frais dont elle demande le remboursement ont bien été engagés et payés par elle. Elle doit donc éditer une pièce justificative détaillée et joindre une copie des factures et/ou des tickets d’origine démontrant qu’ils étaient bien à son nom et réglés par elle-même.

Rien n’empêche une association de prendre une marge sur la refacturation de frais, mais il faudra alors mesurer les conséquences fiscales potentielles. Si la marge reste insignifiante, cela ne devrait pas poser de soucis. Attention de ne pas oublier que cela peut avoir un impact sur la justification des subsides. En effet, de tels remboursements doivent en principe être déduits des frais justifiés.

ASBL soumise à la TVA : des obligations à respecter

La plupart du temps, le document édité sera une simple déclaration de créance reprenant les coordonnées des parties, la date d’émission du document et le détail des frais réclamés. Néanmoins, si l’association est soumise à la TVA, elle rentre dans le champ d’application de celle-ci. Elle devra éditer une facture conforme aux obligations de la TVA qui s’appliquera, le cas échéant, sur les frais si les conditions sont réunies. Il convient d’y rester très attentif. Ne pas appliquer correctement la TVA sur les frais refacturés voire ne pas en facturer adéquatement certains pourrait engendrer un rejet de déduction en aval avec des amendes et des intérêts de retard.

Refacturations et droit comptable

D’un point de vue comptable, les refacturations de frais ne peuvent pas être considérées comme du chiffre d’affaires et seront généralement comptabilisées en autres recettes d’exploitation. Dans tous les cas, elles ne pourront jamais être calculées en déduction de charges, le droit comptable l’interdit.

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La fiduciaire de Ciney, Écosolidaire, met à votre service son équipe de comptables et de fiscalistes spécialisés dans l’économie sociale et le développement durable. Sollicitez un rendez-vous dans nos locaux ou chez vous en Wallonie ou à Bruxelles. Pour en savoir plus sur les services comptables et fiscaux de Écosolidaire, nous vous invitons à nous contacter par téléphone ou en remplissant notre formulaire en ligne.

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