Fiscalité des ASBL en Belgique : justification des notes de frais et conséquences fiscales

La justification des notes de frais fait partie des obligations fiscales d’une ASBL en Belgique. Spécialisée en comptabilité et en fiscalité pour les associations en Wallonie et à Bruxelles, la fiduciaire Ecosolidaire, vous explique les tenants et les aboutissants de cette exigence comptable et ses conséquences fiscales.

Justifiez fiscalement les notes de frais de votre ASBL à l’aide d’un document probant

Fisaclité des associations et justifications des notes de fraisRégulièrement, une ASBL reçoit des notes de frais autant de la part de tiers que de ses membres ou de ses travailleurs. Ces dépenses doivent toujours être justifiées au moyen d’un document probant. Votre comptable fiscaliste peut aider votre association à s’acquitter de cette démarche sans complication. Il existe différents moyens légaux de prouver les frais engagés par votre ASBL. Ce n’est cependant pas sans conséquence fiscale tant pour vous que pour le bénéficiaire si ces frais ne sont pas correctement justifiés ni correctement comptabilisés.

Calcul des frais sur base forfaitaire

Les frais peuvent être calculés de manière forfaitaire :

  • Sur base forfaitaire établie par l’administration fiscale, en appliquant de manière stricte le régime du volontariat ou bien en exécutant celui des petites indemnités dit RPI (Régime des Petites Indemnités). Il existe également des frais forfaitaires publiés par les administrations compétentes, comme les frais de déplacement pour mission et les frais de séjour. N’oublions pas non plus le travail défiscalisé. Les conditions à respecter sont strictes. Le régime des RPI et du volontariat n’impose par contre pas la production de fiches fiscales.
  • Sur base forfaitaire calculée par les parties. Vous devez pouvoir justifier cette base forfaitaire par des critères économiques probants et bien documentés.

Pour ce qui est de la justification fiscale des frais réels, les frais seront réclamés à prix coûtant sur base de factures ou de tickets d’origine que le bénéficiaire joindra en copie.

Notes de frais liées à des contrats de travail

Si les notes de frais concernent des dépenses liées à des contrats de travail, il faudra toujours les intégrer sur les fiches fiscales.

Conséquences fiscales du cumul des régimes

Les différents régimes ne peuvent jamais être cumulés. Si vous ne respectez pas ce non-cumul, ou si vous dépassez les plafonds, vous confrontez votre bénéficiaire à un risque de taxation sur la totalité des remboursements, et votre ASBL à des amendes. Les matières fiscales en Belgique sont extrêmement complexes d’autant plus pour les ASBL. Il est recommandé pour éviter les erreurs dommageables de faire appel à un fiscaliste habitué à la comptabilité des associations.

Principes d’application de la TVA dans la fiscalité de votre ASBL

Si vous êtes assujetti à la TVA, il faut rester très attentif aux principes d’application. Si les dépenses sont accessoires à une activité soumise à la TVA, il y a lieu de l’appliquer en respectant les taux de l’activité principale. S’il s’agit de frais refacturés à l’identique, sans prestation accessoire, chaque frais suivra son propre régime TVA. Dans le cas où votre ASBL est assujettie avec droit à déduction et que les notes de frais se rapportent bien à l’activité soumise à la TVA, elle pourra récupérer cette dernière.

Besoin de l’accompagnement d’un fiscaliste pour la justification de vos notes de frais ?

La Fiduciaire Ecosolidaire, basée à Ciney en province de Namur, peut prendre en charge le suivi de la justification de vos notes de frais dans le cadre de la fiscalité de votre ASBL. Nous sommes spécialisés en économie sociale et proposons de nombreux services comptables aux associations, aux fondations et aux PME en Wallonie et à Bruxelles. Pour plus d’infos sur nos prestations ou pour prendre rendez-vous avec un membre de notre équipe, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone ou via notre formulaire en ligne.

 

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